ну, по хорошему, надо чтобы этим занимался один человек (к примеру админ или человек, создавший тему, ну или человек, по типу модератора, имеющего полномочия к редактированию)
чтобы вся информация была едина в первом посте, чтобы не искать необходимую вещь, перелопачивая вся тему
к примеру:
Ник, город, контактная информация и список
по такому принципу искать конечно будет не очень удобно, но так мне видится лучшим вариантом
НО
это так же еще зависит и от других участников
у многих что то лежит в гараже про запас или не сильно нужное
для этого надо провести инвентаризацию и составить список, а для многих для этого просто нету времени или простая человеческая лень может одолеть, а писать по памяти - так можно про что то и забыть, а когда человек спрашивает что то конкретно, то может и вспомнить - да валялось у меня где то, надо посмотреть
опять же, активных участников у нас тут не много, а тех кто заходит на форум постоянно и того меньше
поддерживать список актуальным мне видится очень проблематичным...
в целом, задумка хорошая и полезная, но к сожалению трудно реализуема
по крайней мере это мое видение