если идея с символикой многих утсраивает, то думаю надо разработать
как вариант, всем попробовать принять участие в этом (возможно даже отдельной темой, где можно будет выложить свой вариант, там же и обсуждение)
пусть даже от руки, на листке бумаге, главное чтоб был некий индивидуализм
посредством голосов выбрать самый удачный вариант, а дальше перенести все это в графический вид (если есть среди нас умельцы - здорово, если нет, можно попробовать подключить кого то со стороны, думаю среди знакомых у кого то найдется в любом случае)
некая символика в любом случае нужна, будь то клуб, форум или еще что то...
относительно встречи, на сколько я понимаю, всех (или по крайней мере большинство) устраивает костерно-палаточный вариант, на мой скромный взгляд самый подходящий.
стол безусловно так же желательно организвать единый, но для этого надо будет распеределить роли, кто что сможет взять, кто что привезти
к примеру казан на мото привезти конечно не проблема

, но это будет уже в ущерб каким-либо личным вещам, тут надо будет скоорденироваться, но это уже тонкости организационного плана
первоочередным все же считаю это определение точной даты, от нее уже и танцевать